Asiakkaita ja sidosryhmiä koskevan rekisterin tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste koskee Kolmeks-konsernin (Brandt Group Oy, Ltd, Kolmeks Oy ja AS Kolmeks, jäljempänä Kolmeks tai ”me”) asiakkaita ja sidosryhmiä.

Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka Kolmeks kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja.

1       Rekisterinpitäjä

Brandt Group Oy, Ltd
Itälahdenkatu 15-17, 00210 Helsinki
020 7521 31

Kolmeks Oy
Taimistotie 2, 14200 Turenki
020 7521 31

AS Kolmeks
Planeedi 4, Viljandi 71020 ESTONIA

2       Yhteydenotto rekisteriasioissa

3       Rekisterin nimi

ASIAKAS- JA SIDOSRYHMÄREKISTERI

4       Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella taikka sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen,
• sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
• asiakassuhteemme hoitaminen,
• tapahtumien järjestäminen

5       Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn, kuten koulutettavien, henkilötietoja:

• rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*
• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot*;
• yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus* ja yhteyshenkilöiden nimet* sekä yhteystiedot’;
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset
• tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten ruokarajoitteet
• asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten yhteyshenkilön nimi, s-posti sopimuksissa, tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot sekä asiakkaan itsensä vapaaehtoisesti syöttämät tiedot yrityksen järjestelmään. Lisäksi esim. maksupalvelu- ja tilitiedot

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6       Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7       Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8       Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja asiakassuhteemme voimassaoloajan.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti asiakassuhteen olemassaolon ja keston huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9        Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on pääsy itselläsi tietoihisi, voit muokata tietoja itse. Mikäli käsittely perustuu suosumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10    Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen.

11    Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.